Nhà cung cấp nên ứng phó với các vấn đề về chất lượng theo lô như thế nào?

Khi một số thiết bị trong cùng một lô hàng iPhone LCD hiển thị cùng một lỗi, câu hỏi thực sự dành cho người mua sỉ không chỉ là "tại sao điều này lại xảy ra". Vấn đề là liệu nhà cung cấp có cách thức có hệ thống để xác nhận phạm vi của vấn đề, ngăn chặn vấn đề tiếp cận nhiều khách hàng hơn hay không, tìm ra nguyên nhân thực sự gây ra vấn đề và đưa ra giải pháp khắc phục cho đơn đặt hàng tiếp theo. Một trong số năm trăm màn hình bị hỏng thường chỉ là yêu cầu bảo hành. Thời điểm cùng một lỗi xuất hiện trên hết đơn vị này đến đơn vị khác trong một lô hàng, tình hình sẽ thay đổi - người mua không còn phải xử lý một bộ phận không may mắn nào nữa và việc xử lý theo cách đó chính là lúc nhiều vấn đề về lô bị xử lý sai. Bài viết này trình bày phản hồi đó sẽ trông như thế nào ở mỗi giai đoạn - từ thời điểm sự cố được báo cáo cho đến khi kết thúc trường hợp và xác minh rằng sự cố đó không quay trở lại.

Tại sao các vấn đề về chất lượng hàng loạt lại khác với các lỗi riêng lẻ?

Một màn hình bị lỗi với số lượng năm trăm chiếc không phải là điều bất thường. Các thành phần bị hỏng, các vấn đề về thẩm mỹ không được kiểm tra và không nhà cung cấp nào có thể hứa hẹn lô hàng-không có lỗi. Điều làm thay đổi bức tranh là sự lặp lại: cùng một triệu chứng xuất hiện trên nhiều đơn vị, tỷ lệ thất bại cụ thể-của lô hàng cao hơn đáng kể so với trải nghiệm thông thường của người mua hoặc một khiếm khuyết liên tục xuất hiện trong một mô hình hoặc quá trình sản xuất cụ thể.

Sự khác biệt đó có ý nghĩa thương mại. Một đơn vị xấu duy nhất tốn một lần thay thế. Sự cố ở cấp độ lô-làm kỹ thuật viên tốn thời gian-kiểm tra lại hàng sắp nhập, khách hàng cuối trả lại hàng ngoài kế hoạch, lịch sửa chữa bị gián đoạn và - nếu không được phát hiện sớm thì - làn sóng khiếu nại tương tự thứ hai sẽ xảy ra ở lô hàng tiếp theo. Những người mua đang nỗ lực giảm thiểu việc định kỳTỷ lệ hoàn trả LCD iPhonetrong hoạt động kinh doanh sửa chữa hoặc bán lại của họ biết rằng mẫu là tín hiệu đáng hành động chứ không phải đơn vị riêng lẻ. Phần còn lại của bài viết này coi vấn đề hàng loạt là một danh mục riêng biệt yêu cầu công việc ngăn chặn và giải quyết nguyên nhân gốc rễ chứ không chỉ là trao đổi bảo hành một lần.

Người mua nên báo cáo những gì trước khi yêu cầu giải quyết?

Nhà cung cấp chỉ có thể điều tra nhanh theo thông tin họ được cung cấp. Những câu nói mơ hồ - "rất nhiều màn hình này rất tệ" - không chỉ ra nguyên nhân và chúng thường dẫn đến tốc độ quay lại-và-chậm hơn thay vì giải quyết nhanh hơn. Trước khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn nên chuẩn bị sẵn những thứ sau:

• Sản phẩm/mẫu mã và tham chiếu đơn hàng hoặc lô hàng cụ thể
• Tham chiếu lô hoặc sản xuất, nếu nó hiển thị trên bao bì hoặc giấy tờ
• Số lượng nhận được và số lượng thực tế được kiểm tra hoặc thử nghiệm
• Số lượng đơn vị hiển thị lỗi và liệu triệu chứng trên chúng có giống nhau không
• Loại lỗi và cách nó biểu hiện (màn hình, cảm ứng, đèn nền, thẩm mỹ, lắp ráp)
• Phương pháp kiểm tra hoặc thử nghiệm được sử dụng để tìm ra nó
• Liệu lỗi được tìm thấy trước hay sau khi cài đặt
• Hình ảnh hoặc video của các đơn vị bị ảnh hưởng
• Điều kiện đóng gói và vận chuyển khi nhận hàng

Thông tin này gần giống với thông tin được đề cập khi gửi mộtbáo cáo lỗi LCD hoàn chỉnh- bằng chứng càng cụ thể thì càng mất ít thời gian để làm rõ các câu hỏi trước khi cuộc điều tra thực sự bắt đầu. Không có ngưỡng tỷ lệ-lỗi cố định nào phải vượt qua trước khi gửi báo cáo; nhà cung cấp phải có khả năng làm việc với bất kỳ bằng chứng nào có sẵn, ngay cả từ một số lượng nhỏ đơn vị.

Bước 1 - Xác nhận và phân loại vấn đề chất lượng

Trước hết, nhà cung cấp cần xác định xem vấn đề được báo cáo thực sự thuộc loại nào. Sự cố hiển thị, sự cố-phản ứng chạm, lỗi đèn nền, dấu hiệu thẩm mỹ, khoảng trống lắp ráp, hư hỏng bao bì và các triệu chứng liên quan đến việc lắp đặt-không thể thay thế cho nhau - mỗi vấn đề hướng tới một phần khác nhau của quy trình.

Các triệu chứng như hành vi hiển thị bất thường, vùng cảm ứng không phản hồi, điểm ảnh chết, rò rỉ đèn nền, đường kẻ hiện rõ, độ sáng không đồng đều hoặc chức năng không liên tục là bằng chứng chứ không phải là kết luận. Ví dụ: đường hiển thị có thể xuất phát từ sự cố bảng điều khiển hoặc trình điều khiển, do hư hỏng áp suất trong quá trình lắp đặt hoặc do đầu nối không được đặt đúng vị trí. Phân loại triệu chứng là điểm khởi đầu cho cuộc điều tra - bản thân nó không phải là cuộc điều tra và nhà cung cấp đi thẳng vào nguyên nhân mà không kiểm tra bằng chứng là bỏ qua một bước.

Bước 2 - Chứa lô bị ảnh hưởng

Trước khi xác nhận nguyên nhân cốt lõi, nhà cung cấp có trách nhiệm nên hạn chế mức độ lan rộng của vấn đề. Điều đó thường có nghĩa là xem xét những gì còn lại trong kho từ cùng một đợt sản xuất, kiểm tra xem các lô hàng khác có đến từ cùng một lô hay không và tăng cường kiểm tra bất kỳ hàng tồn kho nào còn lại trước khi xuất kho. Trong trường hợp thực tế, các đơn vị đã được xác nhận là có lỗi sẽ được tách ra khỏi các đơn vị vẫn đang chờ xác minh để cả hai không bị trộn lại vào kho chung.

Bước này quan trọng ngay cả khi nguyên nhân chưa rõ ràng, vì chờ đợi tìm ra nguyên nhân gốc rễ đầy đủ trước khi làm bất cứ điều gì có thể đồng nghĩa với việc nhiều đơn vị bị ảnh hưởng sẽ tiếp cận được nhiều người mua khác hơn trong thời gian chờ đợi. Đó cũng là nơi quy trình riêng của người mua giao nhau với - logic tương tự của nhà cung cấp chi phốixử lý màn hình bị lỗi theo đơn đặt hàng số lượng lớnở đầu nhận (cách ly, không cài đặt lại, không trộn lẫn với hàng đã được xác minh) áp dụng cho phía nhà cung cấp của cùng một lô hàng.

Bước 3 - Xác định xem sự cố có liên quan đến sản xuất, lắp đặt, xử lý hay vận chuyển hay không

Đây là bước quyết định mọi thứ ở phía sau - biện pháp khắc phục, ai chịu chi phí và những gì được thay đổi để ngăn ngừa tái diễn - vì vậy cần phải dựa trên bằng chứng-thay vì giả định. Một nhà cung cấp đổ lỗi cho việc lắp đặt mà không xem xét bằng chứng hoặc một người mua cho rằng mọi lỗi đều là lỗi sản xuất, cả hai đều bỏ qua cùng một bước.

Đây cũng chính là câu hỏi được giải quyết sâu hơn khi phân biệtihư hỏng do lắp đặt do lỗi sản xuất: câu trả lời thực tế còn tùy vào bằng chứng cụ thể trước mặt 2 bên chứ không phải bên nào cãi lớn hơn. Không bên nào nên coi bảng này như một phán quyết - đây là điểm khởi đầu để thu hẹp những nội dung cần kiểm tra tiếp theo.

Một điểm khác biệt thực tế đáng được gắn cờ: bản thân lỗi xuất hiện sau khi cài đặt không chứng minh rằng việc cài đặt đã gây ra lỗi đó. Thời điểm là bằng chứng hữu ích - nó thu hẹp nơi cần xem xét - nhưng bản thân nó không phải là một kết luận. Một đầu nối vốn đã không hoàn thiện trong quá trình lắp ráp có thể bị hỏng trong lần xử lý đầu tiên và một màn hình trông ổn khi nhận vẫn có thể có lỗi sản xuất mà lỗi này chỉ xuất hiện sau khi nó được lắp và bật nguồn. Bằng chứng vật lý và mẫu hàng loạt vẫn cần phải phù hợp với thời gian trước khi trách nhiệm được giao.

Bước 4 - Điều tra nguyên nhân gốc rễ

Có sự khác biệt giữa triệu chứng, nguyên nhân trực tiếp và nguyên nhân gốc rễ. Một dòng hiển thị là một triệu chứng. Đầu nối ruy băng bị hỏng có thể là nguyên nhân ngay lập tức. Tại sao đầu nối đó bị hỏng - trong quá trình lắp ráp, trong quá trình đóng gói hoặc trong quá trình xử lý sau khi rời khỏi nhà máy - là nguyên nhân cốt lõi và đó là bộ phận thực sự xác định những gì cần thay đổi.

Một cuộc điều tra hữu ích tập hợp các mẫu lỗi, mọi hồ sơ sản xuất hoặc kiểm tra có sẵn cho lô bị ảnh hưởng, ảnh của người mua và kết quả kiểm tra, thông tin đóng gói và giao hàng, cũng như - nơi tồn tại mẫu được giữ lại - so sánh với các đơn vị từ lô không bị ảnh hưởng. Việc sửa các đơn vị riêng lẻ trước mặt người mua mà không xác định lý do tại sao lô hàng lại sản xuất chúng ngay từ đầu có nghĩa là khiếu nại tương tự sẽ xuất hiện lại ở đơn đặt hàng tiếp theo.

Bước 5 - Giao tiếp rõ ràng với người mua

Giao tiếp chuyên nghiệp về một vấn đề hàng loạt có xu hướng tuân theo một trình tự có thể dự đoán được: thừa nhận báo cáo, xác nhận những gì đã biết, yêu cầu bất cứ điều gì còn thiếu, giải thích những gì cuộc điều tra sẽ xem xét, cho biết điều gì xảy ra với các đơn vị bị ảnh hưởng trong thời gian chờ đợi, đưa ra khung thời gian thực tế để cập nhật, chia sẻ các phát hiện khi có, thống nhất về hành động khắc phục và theo dõi sau khi nó được áp dụng.

Điều quan trọng nhất trong trình tự đó là điều nó tránh được - ngôn ngữ phòng thủ, đổ lỗi trước khi bằng chứng được xem xét hoặc những lời hứa được đưa ra trước khi nguyên nhân được hiểu. Người mua đang giải quyết vấn đề theo lô không tìm kiếm sự yên tâm; họ đang tìm kiếm một nhà cung cấp có thể nói rõ ràng những gì đã biết, những gì chưa biết và khi nào điều đó sẽ thay đổi.

Bước 6 - Quyết định hành động khắc phục phù hợp

Biện pháp khắc phục phù hợp phụ thuộc vào những gì thực sự đã được xác nhận: số lượng thiết bị bị ảnh hưởng, mức độ nghiêm trọng của lỗi, điều khoản bảo hành đã thỏa thuận bao gồm những gì, bằng chứng cho thấy gì và tính thực tế của tình trạng hiện tại của lô hàng. Tùy thuộc vào các yếu tố đó, kết quả có thể là thay thế các đơn vị bị lỗi đã được xác nhận, tín dụng, kiểm tra bổ sung trước khi giao hàng tiếp, làm lại nếu phù hợp về mặt kỹ thuật hoặc thay thế được gấp lại thành đơn đặt hàng tiếp theo.

Không có biện pháp khắc phục nào được tự động sửa cho mọi trường hợp và không nên giả định thay vì xác nhận các điều khoản bảo hành thay vì xác nhận bằng văn bản. Một người mua bổ sung hàngthay màn hình LCD iPhone 15chẳng hạn, sau một vấn đề về lô, có thể cần một đường dẫn giải quyết khác với đường dẫn xử lý đơn đặt hàng nhỏ hơn của mẫu cũ hơn - khối lượng bị ảnh hưởng và vị trí hàng tồn kho của chính người mua đều là những yếu tố thực tế.

Bước 7 - Xác minh hành động khắc phục trước khi đóng trường hợp

Việc thay thế các thiết bị bị ảnh hưởng sẽ giải quyết được vấn đề trước mắt của người mua; điều đó không tự động có nghĩa là vấn đề chất lượng cơ bản đã được giải quyết. Đồng ý về một biện pháp khắc phục không có nghĩa là xác nhận vấn đề đã thực sự được khắc phục. Trước khi kết thúc vụ việc, cần kiểm tra xem các đơn vị bị ảnh hưởng đã được cách ly hoàn toàn hay chưa, liệu hàng tồn kho thay thế đã vượt qua quá trình kiểm tra riêng hay chưa, hành động khắc phục có thực sự giải quyết được nguyên nhân đã được xác định hay không (không chỉ là triệu chứng mà người mua đã báo cáo lần đầu) và các lô hoặc lô hàng liên quan đã được đánh giá về cùng một rủi ro.

Đây là ý nghĩa của việc quản lý chất lượng vòng lặp khép kín-trong thực tế - vòng lặp chỉ đóng khi có bằng chứng cho thấy việc khắc phục đã có hiệu quả chứ không phải khi thủ tục giấy tờ đã hoàn tất.

Làm thế nào các nhà cung cấp có thể ngăn chặn vấn đề tương tự xảy ra lần nữa?

Khi nguyên nhân cốt lõi được xác nhận, mặt phòng ngừa của phản ứng sẽ phản hồi lại quy trình đã tạo ra vấn đề ngay từ đầu: cập nhật điểm kiểm tra liên quan, tăng cường kiểm tra lô ở bước đó, xem xét biện pháp kiểm soát sản xuất cụ thể có liên quan và cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc để có thể nhanh chóng xác định cùng một lô nếu vấn đề tái diễn. Trong trường hợp nguyên nhân liên quan đến việc đóng gói hoặc xử lý chứ không phải bản thân sản phẩm, việc xem xét đó sẽ mở rộng sang cách các đơn vị được đóng gói và di chuyển trước khi chúng đến tay người mua.

Không có điều nào trong số này đáng giá bằng-tuyên bố một lần - giá trị nằm ở việc liệu một vài lô tiếp theo từ cùng một dòng có thực sự cho thấy sự cải thiện hay không, đây là điều mà người mua có thể theo dõi qua các lô hàng tiếp theo thay vì tin tưởng.

Người mua nên mong đợi điều gì từ nhà cung cấp màn hình LCD cho iPhone đáng tin cậy?

Khung ở trên chuyển thành một danh sách kiểm tra khá thiết thực để đánh giá trình độ quản lý-chất lượng của nhà cung cấp, tách biệt với việc đánh giá bản thân sản phẩm:

• Trả lời báo cáo lỗi bằng các câu hỏi cụ thể, không phải từ chối chung chung hoặc phê duyệt chung chung
• Có thể theo dõi đơn vị bị ảnh hưởng theo lô hoặc tài liệu tham khảo sản xuất
• Điều tra trước khi giao trách nhiệm, hơn là sau khi
• Giải thích các điều khoản bảo hành rõ ràng thay vì mơ hồ
• Cung cấp một dòng thời gian thực tế và theo dõi mà không bị theo đuổi
• Xử lý một lỗi lặp đi lặp lại như một mẫu đáng để nghiên cứu chứ không phải một loạt các trường hợp không liên quan

Đôi khi, người mua tìm nguồn cung ứng trên nhiều mô hình thấy hữu ích khi kiểm tra xem liệu tính nhất quán này có duy trì trên toàn bộ phạm vi - của nhà cung cấp hay không, liệu tiêu chuẩn xác minh-đợt giống nhau có được áp dụng cho một sản phẩm gần đây hay khôngMàn hình LCD iPhone 14 Pro MaxThứ tự cũng được áp dụng cho những mẫu ít được đặt hàng thường xuyên hơn, trong đó việc kiểm soát chất lượng có thể ít được chú ý hơn.

Cờ đỏ trong phản hồi của nhà cung cấp đối với các vấn đề về chất lượng hàng loạt

Một số kiểu phản hồi nhất định đáng được coi là dấu hiệu cảnh báo, không phải vì chúng tự động chứng minh hành vi sai trái mà vì chúng cho thấy quy trình quản lý-chất lượng của nhà cung cấp không được cấu trúc đủ để xử lý vấn đề ở cấp độ-lô:

• Đổ lỗi cho việc lắp đặt hoặc xử lý trước khi xem xét bất kỳ bằng chứng nào
• Từ chối điều tra một lỗi đã xuất hiện nhiều lần
• Yêu cầu "thêm bằng chứng" mà không đưa ra quy trình rõ ràng để gửi nó
• Bỏ qua hoàn toàn các tham chiếu lô hàng hoặc lô hàng
• Xử lý các lỗi lặp đi lặp lại như các trường hợp riêng lẻ không được kết nối
• Không đưa ra bước tiếp theo hoặc dòng thời gian cụ thể
• Thay đổi lời giải thích cho nguyên nhân mỗi lần nó được nêu ra
• Cung cấp các thiết bị thay thế mà không xem xét liệu sự cố có tái diễn hay không
• Từ chối nêu rõ điều khoản bảo hành thực sự bao gồm những gì
• Im lặng sau khi khiếu nại ngay lập tức được giải quyết mà không cần theo dõi-

Bản thân những điều này không có nghĩa là nhà cung cấp không đáng tin cậy - một sai sót nhỏ trong một phản hồi chắc chắn sẽ không xóa đi thành tích tốt. Điều đáng xem xét lại là một mô hình: một vài trong số này xuất hiện cùng nhau hoặc cùng một mô hình lặp lại trong nhiều sự cố.

Quy trình xử lý sự cố chất lượng hàng loạt: Từ báo cáo đến kết thúc

Bảy bước trên là lý do đằng sau phản hồi. Trong thực tế, chúng nén thành một chuỗi ngắn hơn để thêm điểm kiểm tra đầu vào và điểm đóng ở hai đầu:

Báo cáo- người mua gửi khiếm khuyết kèm theo bằng chứng hỗ trợ.

Xác minh- nhà cung cấp xác nhận báo cáo đã hoàn chỉnh và lỗi có thể tái tạo hoặc ghi lại.

Phân loại- triệu chứng được phân loại (màn hình, cảm ứng, đèn nền, thẩm mỹ, lắp ráp).

Bao gồm- khoảng không quảng cáo còn lại trong cùng một lô sẽ được xem xét và giữ lại nếu cần.

Khảo sát- nguyên nhân cốt lõi được truy tìm bằng cách sử dụng bằng chứng sản xuất, kiểm tra và vận chuyển.

Xác định trách nhiệm- quá trình sản xuất, lắp đặt, xử lý hoặc vận chuyển được xác định dựa trên bằng chứng.

Chính xác- một biện pháp khắc phục được thống nhất dựa trên những gì đã được xác nhận.

Kiểm tra lại- đơn vị thay thế và lô hàng còn lại được xác minh trước khi xuất xưởng.

Ngăn ngừa tái phát- bước quy trình liên quan được xem xét và điều chỉnh.

Đóng trường hợp- người mua xác nhận cách giải quyết và phát hiện này được ghi lại để tham khảo trong tương lai.

Danh sách kiểm tra sự cố chất lượng hàng loạt dành cho người mua bán buôn

Thông tin đặt hàng

• Model và số lượng đặt hàng
• Tham chiếu lô hàng/đơn hàng
• Tham chiếu lô hoặc sản xuất, nếu có

Thông tin khiếm khuyết

• Loại khuyết tật và mô tả triệu chứng
• Số lượng được kiểm tra so với số lượng bị ảnh hưởng
• Phương pháp kiểm tra hoặc kiểm tra được sử dụng

Chứng cớ

• Hình ảnh và video
• Kết quả kiểm tra
• Tình trạng đóng gói khi đến
• Điều kiện lắp đặt, nếu lỗi xuất hiện sau khi xử lý

Phản hồi của nhà cung cấp

• Ngày báo cáo được thừa nhận
• Tình trạng điều tra và thời gian được đưa ra
• Tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ, khi có sẵn
• Đã thống nhất hành động khắc phục
• Quyết định thay thế/tín dụng
• Xác nhận-theo dõi sau khi được giải quyết

Các vấn đề về lô ảnh hưởng như thế nào đến tổng chi phí mua sắm của người mua?

Chi phí của vấn đề chất lượng hàng loạt hiếm khi dừng lại ở đơn giá của những màn hình bị lỗi. Nó thường bao gồm chi phí nhân công dành cho việc -kiểm tra lại hàng nhập vào cẩn thận hơn bình thường, mất thời gian của kỹ thuật viên để thay thế các thiết bị đã được lắp đặt cũng như chi phí vận chuyển thay thế nhanh chóng và xử lý hoàn trả sau khi lỗi được xác nhận.

Một số chi phí khó tính toán hơn nhưng không kém phần thực tế - mà khách hàng tin tưởng một doanh nghiệp sửa chữa sẽ bỏ ra khi màn hình bị hỏng ngay sau khi lắp đặt và việc giám sát kỹ lưỡng hơn sẽ được áp dụng cho mọi lô hàng từ nhà cung cấp đó sau đó. Không có thông tin nào trong số này xuất hiện trên hóa đơn gốc, đó chính xác là lý do tại sao chỉ đơn giá là một cách kém hiệu quả để so sánh các nhà cung cấp khi lịch sử quản lý-chất lượng giữa họ không đồng đều.

Khi nào người mua nên tiếp tục làm việc với nhà cung cấp?

Việc cân nhắc mô hình đó với mọi thứ khác mà nhà cung cấp đã thực hiện còn quan trọng hơn việc phản ứng với bất kỳ sự cố đơn lẻ nào. Điều hữu ích hơn là cân nhắc nhiều yếu tố cùng nhau: mức độ thực sự nghiêm trọng của vấn đề, mức độ minh bạch của nhà cung cấp khi giải thích vấn đề đó, họ phản hồi nhanh như thế nào, liệu việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ có đúng hay không và liệu hành động khắc phục có thực sự được xác minh thay vì chỉ như đã hứa hay không.

Nhà cung cấp phản hồi tốt với-vấn đề hàng loạt lần đầu tiên - thông tin liên lạc rõ ràng, nguyên nhân đã được xác nhận, biện pháp khắc phục khả thi - là trường hợp khác với trường hợp có cùng một kiểu lỗi và cùng một phản hồi mơ hồ nhiều lần. Điều quyết định sự so sánh đó không phải là liệu một lỗi có xảy ra hay không - mỗi nhà cung cấp cuối cùng sẽ có một lỗi - mà là liệu phản hồi, lần thứ hai và lần thứ ba, có thực sự trông khác với lần đầu tiên hay không.

Câu hỏi thường gặp

Người mua nên làm gì khi nhiều màn hình LCD trong cùng một lô bị lỗi?

Ghi lại tham chiếu lô hàng và lô hàng, số lượng đơn vị bị ảnh hưởng trong tổng số đơn vị nhận được và triệu chứng cụ thể, sau đó báo cáo cho nhà cung cấp dưới dạng vấn đề ở cấp độ lô- thay vì một loạt yêu cầu bảo hành riêng biệt - điều này cung cấp cho nhà cung cấp bối cảnh cần thiết để kiểm tra mẫu thay vì điều tra từng đơn vị một cách riêng biệt.

Làm thế nào người mua có thể phân biệt được lỗi sản xuất với hư hỏng do lắp đặt?

Bằng cách so sánh bằng chứng với cả hai khả năng thay vì giả định một - liệu triệu chứng xuất hiện trước hay sau khi cài đặt, liệu nó có phù hợp với kiểu lỗi sản xuất hoặc kiểu hư hỏng vật lý đã biết hay không và liệu các thiết bị khác trong cùng một lô có hiển thị cùng một vấn đề hay không.

Nhà cung cấp có nên kiểm tra hàng tồn kho còn lại của lô bị ảnh hưởng không?

Có, vì bước ngăn chặn - kiểm tra lượng hàng tồn kho còn lại trong cùng một đợt sản xuất trước khi xuất xưởng nhiều hàng hơn là một phần tiêu chuẩn nhằm hạn chế mức độ lan truyền của một vấn đề ở cấp lô-.

Những thông tin nào nên được đưa vào báo cáo lỗi?

Model, tham chiếu đơn hàng/lô hàng, tham chiếu lô nếu có, số lượng bị ảnh hưởng ngoài số lượng nhận được, triệu chứng lỗi, phương pháp kiểm tra và ảnh hoặc video hỗ trợ.

Nhà cung cấp nên làm gì sau khi xác nhận lô hàng bị lỗi?

Chứa hàng tồn kho bị ảnh hưởng còn lại, hoàn tất điều tra nguyên nhân gốc rễ, thống nhất về hành động khắc phục với người mua, xác minh rằng việc khắc phục thực sự giải quyết được nguyên nhân đã được xác nhận và kiểm tra xem các lô liên quan có cùng rủi ro hay không.

Làm thế nào người mua có thể xác minh rằng hành động khắc phục thực sự có hiệu quả?

Bằng cách kiểm tra xem các đơn vị thay thế có vượt qua quy trình kiểm tra riêng của người mua hay không và liệu lỗi tương tự có xuất hiện lại trong lô hàng tiếp theo từ cùng một nhà cung cấp hay không - hành động khắc phục được coi là hành động không cần lặp lại.

Khi nào sự cố lặp lại theo lô cho thấy rủi ro của nhà cung cấp thay vì sự cố-một lần?

Khi cùng một lỗi hoặc một lỗi có liên quan chặt chẽ xuất hiện trên nhiều lô hàng, đặc biệt nếu lời giải thích của nhà cung cấp về nguyên nhân thay đổi mỗi lần hoặc hành động khắc phục từ sự cố trước đó rõ ràng không được áp dụng.

Bài học cuối cùng

Bản thân vấn đề về chất lượng lô không phải là bằng chứng cho thấy nhà cung cấp không đáng tin cậy - mọi chuỗi cung ứng thỉnh thoảng đều gây ra lỗi. Điều thực sự phân biệt phản hồi chuyên nghiệp với phản hồi yếu là liệu phản hồi đó có-dựa trên bằng chứng, có thể theo dõi, kịp thời, khắc phục và xác minh trước khi vụ việc kết thúc hay không. Đó là tiêu chuẩn đáng áp dụng vào lần tiếp theo khi có vấn đề về lô xuất hiện và cũng là tiêu chuẩn đáng được xác nhận trước thay vì phát hiện ra khi xảy ra sự cố.

Nếu một lô hàng gần đây nêu chính xác loại câu hỏi này thì cách nhanh nhất để có được câu trả lời cụ thể là có sẵn số mẫu máy, số lượng đặt hàng, tham chiếu lô hàng và bất kỳ kết quả kiểm tra nào trước khi gửi đến - các báo cáo mơ hồ sẽ mất nhiều thời gian giải quyết hơn các báo cáo cụ thể. Từ đó người mua có thểyêu cầu điều khoản bảo hành và thông tin kiểm soát chất lượng hàng loạt-của chúng tôivà nhận được câu trả lời bằng văn bản, câu trả lời vẫn được giữ nguyên vào lần tiếp theo khi có câu hỏi tương tự, cho dù đó là ở đơn hàng tiếp theo hay đơn hàng thứ năm sau đó.